Quand Jimmy Reculard a pris ses fonctions de responsable des service généraux de la Régie immobilière de la ville de Paris en novembre 2020, la RIVP avait déjà mis en place des vélos de service gérés à partir d’un système de réservation par le biais de l’application Outlook, sur le modèle des salles de réunion. « Le service dysfonctionnait, se souvient Jimmy Reculard. En effet, les collaborateurs étaient obligés de rapporter les vélos au siège social, puis de rentrer chez eux. Dans la soirée, ils n’en avaient pas envie et parfois s’en dispensaient. »

La RIVP a décidé de revoir sa copie et de déployer des vélos de fonction. Dans la limite d’une prise en charge à 70 % de la location du vélo par l’entreprise, cette solution ne constitue pas un avantage en nature (AEN). « Nos collaborateurs en profitent et, en utilisant un mode de transport propre, ils font un geste pour la planète », pointe Jimmy Reculard.

Les AEN en question

Dans ses anciennes fonctions, Jimmy Reculard a piloté des flottes automobiles. À ce titre, il est familier des AEN. Quand la question s’est posée pour les vélos de fonction, ce responsable des services généraux a consulté le site de l’Urssaf. Sans avoir trouvé de réponse satisfaisante, la RIVP a interrogé un représentant de l’Urssaf en visite dans l’entreprise pour un tout autre sujet. Là encore, la RIVP n’a pas obtenu de réponse satisfaisante. « Finalement, l’Urssaf a tranché et les vélos ne sont pas soumis à l’AEN car ils favorisent l’émergence des mobilités douces », indique ce responsable.

Avant de choisir un prestataire, la RIVP a étudié le marché et comparé les offres, puis rédigé un cahier des charges. Parmi les critères énoncés, le prestataire devait être capable de gérer l’ensemble du service. Autre exigence, l’assurance devait être intégrée au loyer. « Nous voulions un service simple à gérer, détaille Jimmy Reculard. Nous souhaitions nous rendre la vie la plus facile possible. »

La RIVP a aussi départagé les candidats sur leur capacité à déployer une interface performante pour le collaborateur et pour sa propre équipe en charge du pilotage du service. « Nous avons souhaité que le prestataire assure la gestion du parc, précise ce responsable. Pour toutes les demandes, le collaborateur est en contact avec les équipes du loueur. »

Des attentes précises

Autre exigence du cahier des charges, l’offre devait être scindée en trois grandes catégories de vélos et ce, pour les modèles mécaniques comme pour les VAE. La gamme proposée devait être vaste mais sans compter pour autant des milliers de choix. Les différentes catégories sont ainsi classées par budget : 600, 1 200 et 1 800 euros pour les modèles mécaniques, 1 100, 1 800 et 2 500 euros pour les VAE. En fin de contrat, les collaborateurs peuvent racheter le vélo à 5 % de sa valeur à neuf.

Un nombre précis d’opérations de maintenance a donc été fixé sur la durée des contrats, et des équipements obligatoires comme le casque ou le cadenas sont exigés par la RIVP. Les vélos doivent être prioritairement de marque française ou, à défaut, européenne.

150 000 euros sur quatre ans

Services inclus, les loyers s’échelonnent de 20 à 120 euros par mois. L’entreprise en prend donc en charge 70 % ; le collaborateur s’acquitte du solde, soit 30 %. À l’aide d’une application spécifique des ressources humaines, la part du collaborateur est automatiquement prélevée sur le salaire. Avec cinquante vélos, la RIVP table sur un budget de 150 000 euros sur quatre ans.

Six prestataires ont répondu à l’appel d’offres de la RIVP. « Nous avons retenu le mieux-disant et celui qui répondait le mieux à nos exigences pratiques, soit Tim Sports », résume Jimmy Reculard. La RIVP s’est limitée à cinquante vélos et a défini une catégorie professionnelle éligible : les collaborateurs qui doivent se déplacer à l’extérieur. Un critère d’ancienneté permet également de sélectionner les candidats.



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Éric Gibory pour Floauto.com