SNIE : un logiciel de gestion de flotte qui fait référence

Lors de sa prise de poste à la SNIE en 2021, Florent Pavard a découvert l’activité de gestionnaire de flotte automobile. Jusqu’ici spécialisé dans la gestion des télécoms, ce nouveau responsable département parc auto et télécom s’est rapidement familiarisé avec sa fonction et avec les outils afférents : en l’occurrence, la télématique de Masternaut et le logiciel de gestion de GAC Technology. « J’ai demandé une formation d’une demi-journée deux ou trois mois après ma prise de poste », retrace Florent Pavard. Les deux personnes qui l’accompagnent aujourd’hui dans la gestion du parc ont aussi suivi cette formation pour se familiariser avec l’outil dont la maîtrise est indispensable. « GAC est notre outil de référence », résume Florent Pavard.

Un dispositif connecté

Avec ce logiciel, ce gestionnaire et ses collègues peuvent dresser l’inventaire des véhicules en place et bien sûr accéder à l’ensemble des données liées au parc : contrats des loueurs, consommations des véhicules communiquées par les énergéticiens, données de la télématique, suivi de la sinistralité, des entretiens, etc. Pour ce faire, le logiciel est interfacé avec plusieurs prestataires via des connexions API : Euromaster, Carglass, France Pare-Brise par exemple pour la flotte de la SNIE.

« Le but est d’établir le plus grand nombre de connecteurs avec les fournisseurs afin de remonter le plus d’informations possible », explique Florent Pavard. Le logiciel est aussi connecté à l’Antai pour une gestion rapide des PV : « Ceux de stationnement sont automatiquement pris en charge par l’entreprise et tous ceux qui déclenchent des pertes de points sont attribués aux conducteurs », poursuit ce responsable. Les informations obtenues auprès des différents prestataires facilitent aussi le calcul de la fiscalité : TVS et amortissements non déductibles (AND). « Chaque année, la directrice administrative et financière revient vers moi pour obtenir les éléments nécessaires que l’outil me permet d’extraire facilement », indique Florent Pavard.

Attention toutefois, relève ce responsable : l’efficience de l’outil dans toutes ses tâches demeure conditionnée à l’exactitude des données qui y sont entrées. « Il suffit qu’un CO2 ou qu’un prix de vente remisé soit mauvais pour que la partie fiscalité soit faussée », illustre Florent Pavard. C’est une des raisons pour lesquelles ce gestionnaire a limité le nombre de personnes qui ont accès à l’outil.

Un accès restreint

« Historiquement, six à huit personnes pouvaient entrer des données dans le logiciel. Depuis ma prise de poste, je me suis entouré de deux personnes et nous sommes plus que trois à avoir accès au logiciel désormais, avec le directeur général et la DAF qui le consultent », relate Florent Pavard. Si ce nombre plus restreint d’utilisateurs constitue l’assurance que les informations entrées dans le logiciel sont fiables, cette fiabilité des données de facturation est aussi garantie par un système de contrôle des factures en interne, contrôle effectué par un logiciel de gestion électronique. De leur côté, tous les salariés de la SNIE qui conduisent un véhicule ont un smartphone avec les applications propres à l’entreprise. « L’application My Car Fleet de GAC leur donne ainsi toutes les informations sur leur véhicule de manière numérisée : cartes grise et verte, carte carburant, procédures à suivre en cas de sinistre, de panne, pour les révisions ou les changements de pneus », énumère le responsable du parc.

Un outil pour les conducteurs

Un outil pratique pour les conducteurs et dont l’équipe de gestion de flotte tire aussi des bénéfices : « Avec l’application, nous sommes plus réactifs en cas d’informations à transmettre aux conducteurs qu’avec les pochettes papier que nous mettons à disposition », pointe Florent Pavard. Bientôt, cette application sera mise à contribution pour réaliser les états des lieux des véhicules. Les conducteurs, guidés par l’application, réaliseront des prises de vue ensuite transmises au gestionnaire de flotte. « Nous allons déployer cette fonctionnalité en juin pour une fréquence des contrôles qui devrait être annuelle », anticipe Florent Pavard. Un levier pour s’assurer du bon entretien des véhicules mais aussi pour contribuer à la baisse des frais de restitution.